Как создать бот для получения согласия на обработку персональных данных?

Согласно 152-ФЗ о персональных данных (далее ПД), каждый, кто собирает и хранит данные клиентов (ФИО, контакты, статистика с помощью cookies, отзывы и пр.) и использует их для рассылок, обязан получить согласие на обработку ПД клиента и информационно-сервисную рассылку. Кроме того, вы должны быть зарегистрированы в РКН, как оператор персональных данных — читайте об этом подробнее здесь.

В этой инструкции расскажем, как создать бот для сбора согласия на обработку персональных данных

Назначение бота: клиент впервые пишет вам свой запрос в мессенджеры, бот уведомляет, что продолжая писать, клиент дает согласие на обработку ПД, а вам отправляет письмо на почту с его вопросом.

В приложении нужно добавить новую переменную «Согласие».

Для этого переходим во вкладку «CRM» → «Подписчики».
«Управление параметрами» → «Новый параметр» → имя параметра «Согласие».
Имя параметра в шаблонах заполнится автоматически
Тип параметра — Строка
Сохранить.

По этой переменной можно будет фильтровать вашу клиентскую базу.

2. Следующий шаг: создание сценария.

Для этого в меню слева находим «Сценарии» → «Готовы решения», выбираем «Персональные данные. Констатация» и нажимаем «Использовать шаблон».

3. В новой вкладке откроется Конструктор сценариев -> «Интеграции».

Здесь Вам необходимо подключить канал, в котором вы хотите подключить данный сценарий. Подробнее про подключение канала читайте в инструкции.

4. Далее перейдите в верхнем меню во вкладку «Настройки» → «Условия запуска».

Ставим галочки в подключенных каналах.

Также для удобства тестирования можно задать стартовое слово для запуска, например «/start» (т.е. чтобы перезапустить сценарий нужно будет боту написать /start).

Сохраните.

5. Далее перейдите в верхнем меню во вкладку «Сценарий».

Здесь уже полностью настроен сценарий, который проверяет наличие согласия на обработку персональных данных и если её нет, то предупреждаем об этом пользователя. В случае продолжения разговора проверяется наличие номера телефона и если его нет, то запрашиваем у пользователя и сохраняем его. Далее на указанную почту уходит уведомление о том, что пользователь написал в этот чат с указанием изначального вопроса.

6. Вам необходимо настроить выделенные блоки (у них в названии в сценарии стоит знак ⚠️).

1 — Здесь нужно прикрепить файл Политики конфиденциальности
2 — Выбрать переменную «Согласие», которую создали в шаге 1
3 — Прописать в тексте в течение какого времени будет ответ
4 — Установить email, на который нужно отправить сообщение с вопросом клиента
Ниже подробно описан каждый пункт.

6.1 В верхнем правом углу блока “Сообщение” нажмите на шестеренку, чтобы настроить в открывшемся справа окне текст вашего обращения:

Мы бережно относимся к вашим данным и используем их только для общения с вами и информирования о наших услугах. Продолжая переписку, вы подтверждаете согласие на их обработку. Полный текст Политики доступен по ссылке: [ССЫЛКА]

⚠️ Важно: прикрепите полный текст политики по обработке ПД к этому сообщению (с помощью инструмента “скрепка” под текстовым полем), либо разместите документ онлайн и тогда в тексте необходимо указать ссылку на него.

Если у вас нет такого документа, вы можете воспользоваться нашим шаблоном

Скачать шаблон

Сохранить.

6.2. Кликом по шестеренке вызываем меню настроек (справа): задаем Переменную → “Согласие”.
Сохранить.

6.3 В верхнем правом углу блока «⚠️ РАБОЧЕЕ время» нажмите на шестеренку, чтобы настроить текст вашего обращения тем, чье согласие у нас уже имеется (можно данный блок не добавлять).

Здравствуйте! 👋
Спасибо, что написали. Мы получили ваше сообщение и обязательно ответим в ближайшее время. Обычно это занимает не более [N] минут/часов (в рабочее время: Пн–Пт, с 10:00 до 19:00 по МСК).

[Название компании]

6.4 В верхнем правом углу блока «Уведомление» нажмите на шестеренку и добавить ту почту, на которую хотите отправлять уведомление о вопросе клиента (по умолчанию там стоит Ваш логин).

6.5. Нажмите «Сохранить» в верхнем правом углу, чтобы сохранить весь сценарий.

Если вы планируете массовую рассылку и хотите включить этот бот в нее, то тогда на втором шаге вам необходимо создать сценарий “Кампанию” (поставить галочку внизу). И пункт 4 вам будет не нужен.

Обратите внимание 🧐:

если вы работаете в медицинской сфере, то скорее всего подобное согласие подписывается пациентом одновременно с заключением договора;
для пользователей Yclients согласие на обработку ПД “зашито” в формы онлайн-записи и покупки онлайн абонементов/сертификатов. Пожалуйста, убедитесь что вы настроили отображение чек-боксов согласия в настройках вашего ЛК (инструкция Yclients);
для других сфер деятельности: возможно, если клиент подписывает договор на получение услуг/проживание и пр., он также дает согласие на обработку своих персональных данных (пожалуйста, проверьте и дополните при необходимости пакет документов для подписи). Также клиент может давать согласие (поставить галочку в чек-бокс) при заполнении формы обратной связи на вашем сайте.

И в этих и остальных случаях рекомендуем при первом обращении клиента запускать бот по сбору согласия на обработку ПД.